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Teamsを”ポータルサイト”にしちゃいましょう!

G’day! How ya going?

Teams 活用支援センター Blog 担当チームです。

前回、Teamsで活用する方法の中で、チャネル機能を簡単に紹介しました。

ほかにもTeamsでは「チャネル」の「タブ」にアプリケーションを連携し業務をTeams一点に集約することもできるんですよ。

まさにTeamsが一つのportalサイト!


今回はTeamsと他のアプリケーションの連動を紹介に加えて、さらに、Teamsと連動した業務自動化(RPA)の簡単な例をご紹介します。

(今回は、Microsoft Formsで作成したアンケートの回答通知が、Teamsチャネルに自動投稿されるとっても簡単な自動化)


<「チャネル」の「タブ」機能利用>

Teamsの「チャネル」には効率的な業務活動のため、Teams以外のアプリケーションを連動できる「タブ」機能があります。おおよそ100個のアプリケーションをタブとして追加が可能で、もちろん、MicrosoftのOfficeアプリケーションを連動することも可能です。より効果的に仕事を進めることが出来ます。

★タブ機能はチャネルでない普段のチャット上でもご利用可能です。



1.早速やってみましょう!

チャネルやチャット画面の上段にある、「+」記号をクリックすると、「タブを追加」する画面で、追加するアプリケーションを選択することが出来ます。




2.追加するアプリケーションを選択したのち、そのアプリケーションで起動したい画面・ファイルなどを選択し保存します。

(今回はYouTube動画を連携するということにします。)

​​​​​​​


3.保存後、アプリケーションがタブとして追加されたか確認します。一般投稿画面や、ファイル共有以外にも、YouTubeアプリケーションを読み込み、指定した動画が直接確認できる状態になりました。


4.Microsoft officeファイルをタブとして追加することも可能ですが、Excel, Word, PowerPointなどは、チャネルの投稿や、チャットで一度アップロードしていたものに限っての追加です。


<RPA自動化機能を活用しましょう>

Office365には、「Microsoft Power Automate」というツールがありまして、ツールから自動化フローを作成することが出来ます!コーディングが分かればもっと応用範囲が広がりますが、コーディング無しでも十分活用できます!


1.最初にTeamsチャネル・チャットで「Power Automate」を追加します。


2.「Power Automate」 タブを選択した状態で、「+新しいフロー」を選択すると、以下のようにフロー作成画面が表示されます。今回は簡単な自動化のため、テンプレートを利用して作成してみます。

(★「チャット」で「Power Automate」とのチャットからも作成可能です。)

★Microsoft社提供以外のテンプレートも選択できるんです。検索フィルタを「すべてのテンプレート」に設定すればご利用できます。


3.フロー名称や、フローで利用されるアプリケーションのサインイン状況を確認したのち「継続」ボタンをクリックします。今回は、FormsとTeamsの連動になりますので、2つのアプリケーションに対しOffice365のアカウントをサインインしました。

(同様に、外部アプリケーションと連動する場合に、フローエラーが発生する場合があります。
これは利用できる状態になっていない場合になるんです。

例えて言うと、カメラを使うスマートフォンアプリは、カメラが使えない状態だとアプリ利用が出来ないこと。これと同じですね。)


4.続行すると、FormsのIDと、Teamsのどのチャネルに表示するか指定する画面が出ます。


Forms IDはFormsで作成した対象アンケートのIDになりますので、FormsのURLにある、「id=」以後の文字列になります。★URLは「共有」からもリンクコピーする事が可能です。


今回の場合は、こちらのURLです。

Forms idは、以下になります。

「qsQvgI5QH0qBybv3k0AbJHvyx8YiRS1HpSjRh3XvT6dUNlI3SzdaREUxWjFQOU9SVTNTU1NKVkhYWC4u」


5.Forms idと、自動化結果が出力されるTeamsの画面が指定できれば、「フローの作成」ボタンをクリックすれば設定完了です!


6.実際にFormsから作成したアンケートを「共有」で、メールで送信してアンケートを実施してみましょう。

Formsのメールボタンをクリックすれば、Windowsのメールアプリが起動し、アンケートが送付出来ます。


7.メールを受信した対象者がアンケートを作成し、「送信」を押すことで完了をすれば、以下のように、Teamsのチャネル投稿画面で、自動的にアンケート作成完了の通知が現れます。


いかがだったでしょうか。

今回は簡単な例でしたが、Power Automateが、Teamsとどのように連動されるかをやってみました。


Forms以外にも色んな組み合わせで稼働する自動化フローを作成する事が出来ます。

既成のテンプレートだけでなく、自分に必要なフローをTeamsにリンクさせる。なんてことも

是非ぜひ、お試しください。


では、また次の記事でお会いしましょう!

それじゃまた近いうちに!

See ya, mate! Thanks for coming!



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