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Teamsの”チーム”分け機能を上手に活用しましょう

G’day! How ya going?

Teams 活用支援センター Blog 担当チームです。

リモートワークが話題になってからもう1年も経ちましたね。

Teamsもリモートワークを支えるインフラツールとして多くの職場で活用され、認知度が飛躍的に伸びた1年でもありました。この瞬間も多くの企業ユーザさんに活用いただいていると思います。

そのような中、みなさん、Teamsの便利な機能を十分に活用されてますか?


Teamsにはインスタンスメッセージのやり取りや、ビデオ会議をする事以外にもお役立ちの機能があります。

今回はその中でもすぐに活用できそうなチーム管理や、ドキュメント共有機能をご紹介させていただきます!


<■「チーム」を効果的に作成してみましょう!>

チームは、例えば、社内プロジェクトや業務など共通の目的をもつために集まった方々のグループとして設定されることが一般的です。

そして、そのチームメンバーとの会話を活発にするために、さらに小分類された交流の場所としてチャネルを作成します。チームの中に属するワーキンググループとイメージしてもよいと思います。

同じ組織内でも、部門やプロジェクトでやり取りするメンバーが変わるかと思いますが、

その際、登録ユーザ全体を一覧で見るのではなく、

以下の図のように「チーム」を作成すると、限られたメンバー同士でやり取りをし、

資料を共有することが出来ます!


1.[まずはTeamsメイン画面から「チームタブ」チームを作成しましょう]

「チームを作成」ボタンを押すと、パワーポイントやワードのように最初のスタイルを決める選択画面が現れます。


2.チームテンプレート選択しましょう。

特化した機能が不要であれば「最初から」でもOKです。

チームの形式を決めたら、チームの公開範囲とチーム名を決めます。

チーム名が決めると作成が完了され、チームに参加するメンバーを組織内で招待することになります。


3.チーム公開範囲を設定しましょう


4.チーム名と説明を記入しましょう。

公開範囲やチーム名は後にも「チーム編集」で修正可能です。


5.最初チームに参加させるユーザを組織内のグループで検索し追加しましょう。


6.チーム作成完了です!
Teamsの「チーム」タブのメイン画面から新しい投稿で資料や画像やり取りを共有してみましょう!


<■「チーム」でwikiタブを活用してみよう!>

★Wikiとは?=Wikipediaのようにチームの中で定義・アイテムなどを作成し、

チームの参加者はそれについて、「会話」で議論して修正してチーム参加者のどなたでも

修正・閲覧することが出来るタブです。

Wikiはsandboxのように特に定まった形式がなく、上記のようにチームのアイテムについて議論するか、

単なるメモ帳として使うことも、ハイパーリンクを入れて関連サイトを簡単に閲覧することも可能です。


1.Wiki作成の例。wikiタブをクリックし下段部にある「新しいページ」ボタンを押すと、ページ名とページの配下に入るセクション内容の記載をしてwiki文書を作成しましょう。


2.セクション編集は上記のように「リンク」「画像」「表」を追加してより分かりやすく作成可能です。


3.Wiki作成の一例です。

作成されたページの各セクションについて議論したい場合は、セクション名の右側にある💭ボタンをクリックすると会話が可能です。この会話で関連資料や画像ファイルを共有することができるのです。

こうして「チーム」作成で、wiki機能などを使えば、関連プロジェクトのメンバー同士で、やり取りを絞ることが出来て、会話一覧から履歴を辿らなくても済みます。

「チーム」のタブ機能はwiki以外も色んな機能があり、Microsoft PowerAutomateなどRPAソフトウェアを取り組んだ自動化作成のタブを追加することもできますが、それはまた次回ご説明しますね。

それではまたお会いしましょう。 See ya, mate! Thanks for coming!

 Teams 活用支援センター Blog 担当チーム


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