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会議の中で会議をする?!Microsoft Teams ブレークアウトルームの効果的な利用

G’day! How ya going?

Teams 活用支援センター Blog 担当チームです。

みなさんはTeamsで会議をした際に、メインの会議から小規模の会議や少人数グループに分けた開催形態をとったことがありますか。

いままでは別の会議を作り、メインの会議室と行き来するのが不便でした。

今回紹介する「Teams・ブレークアウトルーム」機能を利用すればよりスムーズな会議進行が可能になります!

会議の途中で、一度、小規模グループに分け、その中で活発な会話やブレーンストーミングを実施して、再度会議に戻ってもらうようなシーンです。このようにブレイクアウトルームを利用することで、限られた時間の中で生産性の高い会議、そしてTeams導入の価値をさらに高めることができると思います。

 今回は実際の利用方法について説明致します!


1.Teams会議の中で、ブレークアウトルーム作成してみましょう。


まずは、一般的な会議を作成します。

★スムーズな会議参加のため、「会議スケジュール」で会議を作成することをおすすめします。


2.参加者を決めて、会議予約をします。

 ★組織外部の方には、会議予約作成後、会議のリンクをメールなどで送るだけでOKです。


3.会議に参加し、会議参加者が全員入ったら、会議画面の右上にある「ブレークアウトルーム」アイコンをクリックします。


4.会議参加者を該当するブレークアウトルームに割り当てれば、準備は完了です。会議開始を設定すれば、各会議が始まります。

(割り当ては手動でも行えます。)

★例の画面は誰も参加していない状態の画面です。

実際に割り当てする際は、会議参加対象者全員が参加した状態で行えます。


このようにワンクリックで小規模会議に移動することが出来て、どの話題でどのメンバーが会議に入っているのかも一目瞭然に確認出来てとても便利です!

リモートレッスンや、グループディスカッションが必要な場合は、こうやってブレイクアウトルームを設定すれば、より簡単に効果的な議論を進めることができてと非常に便利だと思います。


ブレーイクアウトルーム利用のtipsと注意点!

以下に利用時の注意点をピックアップしました。

・ブレークアウトルームの開設は最大50個まで。

・ブレークアウトルームを閉じると、参加者は自動的にメインの会議に戻ります。

・ブレークアウトルームの参加者割り当てや、会議室名変更はいつでも可能です。

・ブレークアウトルーム利用者は、必ず最新アップデート済みのTeamsをご利用いただく必要があります。

・ブレークアウトルームも一般会議と同じくホワイトボードなどの機能が使えます。

尚、2020年12月のアップデートが基準になり、今後のアップデートで変更点が発生する場合がございますので、ご了承くださいませ。

それではまたお会いしましょう。 See ya, mate! Thanks for coming!

  Teams 活用支援センター Blog 担当チーム


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