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上手に使えてますか? Teamsの IMとプレゼンス





G’day! How ya going?

Teams 活用支援センター Blog 担当チームです。

最近Teamsを使ってテレワークを始めたけど、「正直、何が何だかよくわからない…。」そんな初心者さんのためにTeamsの基本機能をおさらいするよ。

今日は、Teamsの基本機能の ” IM " (=インスタントメッセージまたはメッセージング)と ” プレゼンス状態 ” について、お伝えします。




目次[非表示]

    1. 0.1.IMってなに?
    2. 0.2.話しかける前に、必ずチェックして!
    3. 0.3.「プレゼンス状態」とは?
        1. 0.3.0.1.連絡可能(話しかけてOK!)
        2. 0.3.0.2.取り込み中(注意!緊急時以外には、話しかけないで!)
        3. 0.3.0.3.退席中(離席しているよ、反応できないよ!)
    4. 0.4.もっと詳しく知りたい方は…

IMってなに?

突然ですが、あなたはいま、自分よりも年の若い子に

「IMって、なぁに?」 

そう聞かれたら。Googleで検索せずに答えられますか?


私はきっと「オッケー!グーグル!今の質問に答えて!」って言ってしまいそうだったので、質問される前に調べてみることにしました。


インスタントメッセージ(略してIMとも呼ばれる)とは、コンピュータネットワーク(主にインターネット)を通じて利用される、コミュニケーション用アプリケーションであるインスタントメッセンジャーが提供する機能の一つ。もしくは、そのソフトウェア自体の事である。


名前の通り、「相手に即座に届くメッセージ」の事を指すが、基本的に「専用ソフトウェアを必要とするチャット」だと考えれば、大筋で間違いではない。その為、チャットと同一視される事もあり、同機能として扱われているソフトウェアも多い。近年のクラウドサービスの普及によってWeb上だけで行えるサービスもあり、チャットとの境界はより曖昧になっている。


チャットと違う点は、基本的に第三者が入って来る事が出来ず、余所には覗き見られないと言う点である。しかし、暗号化などの対策がされていない場合は盗聴・解析などによって他者に盗み見られる可能性も存在している[1]。


Wikipedia :インスタントメッセージング


「ふーん、ところで、IMとチャットは違うの??」と聞かれても、答えられそうになかったので調べてみると、Wikipedia では、こう書かれていました。

(なんでも答えてくれるWikipedia、好き…。)


チャット (chat) とは、インターネットを含むコンピュータネットワーク上のデータ通信回線を利用したリアルタイムコミュニケーションのこと。chatは英語での雑談のことであり、ネットワーク上のチャットも雑談同様に会話を楽しむための手段である。


歴史が古いサイトでは、「Internet Relay Chat (IRC)」が有り、電子掲示板 (BBS)、ネットニュース、メーリングリストなどとの違いはリアルタイム性があるかないかである(下記参照)。


ICQはチャットルームで多数の人がチャットするのとは違い、個人同士でチャットが出来るツールである。ICQと同じようなツールはその後数種類現れ、メッセンジャーとも呼ばれている。


Wikipedia :チャット


どちらもリアルタイムでインターネットを通じ、相手と話すことのようですね。

IMはあらかじめ決められたアプリやソフトを使い、メンバーでやりとりすること。

チャットは気軽にだれでも参加できる、オープンスペースのようなイメージかな。


TeamsのIMは、あらかじめ登録されているユーザー(社内のメンバー)や、ゲスト(社外のメンバー)とのやりとり、という解釈ができそうですね。


みなさん、IMとチャットの違い、スッキリ理解できましたか?




話しかける前に、必ずチェックして!

インターネット経由のやりとりは、相手の顔、態度が一切見えない。

IMで話しかける前に、「いまどうしてるかな?」と考えたことありませんか?

こんなときは、Teamsの「プレゼンス状態」を確認しましょう。

(Exchange Onlineの予定表とも自動連動しているよ!)




「プレゼンス状態」とは?

コンピューターおよび通信ネットワークでは、プレゼンス情報は、潜在的な通信パートナー(ユーザーなど)が通信する能力と意欲を伝えるステータスインジケーターです。ユーザーのクライアントは、プレゼンスサービスへのネットワーク接続を介してプレゼンス情報を提供します。


Wikipedia(英語):Presence information

(Wikipedia …好き…!)


簡単に言うと、「いま、私はこんな状態です!=プレゼンス状態」ってことですね。

このプレゼンス状態は、手動と自動で状態を変更できます。

15のプレゼンス状態があり、緑/赤/黄の3色に色分けがされます。



連絡可能(話しかけてOK!)

緑はオンライン状態です。

PCの前に座ってインターネットにつながっている表示。

Exchange Onlineの予定表には、予定が入っていないよ。



取り込み中(注意!緊急時以外には、話しかけないで!)

赤は取り込み中の状態です。

PCの前に座ってインターネットにつながっているけど、何かに集中しているかも。

Exchange Onlineの予定表に予定があるときは、会議中の表示になっているよ。



退席中(離席しているよ、反応できないよ!)

黄色はアイドル状態。(通じるかな?)

PCがスリープモードになったときは自動で黄色の表示になる。

例えば、お昼休み、トイレ休憩、雑談中とか、PCの前にいないので、リアルタイムに反応はできない。

Exchange Onlineの予定表に業務時間を設定していると、退勤後はこの状態になる。



手動でプレゼンス状態を編子するときは、相手に状態が反映・表示されるまでは、タイムラグがあるから気をつけよう!

(12:00ぴったりに相手から見て「退席中」と表示されるようにしたかったら、11:55には「退席中」としておくこと!)



もっと詳しく知りたい方は…

Teamsのプレゼンス状態に関しては、ユーザー向けと管理者向けに情報が公開されているよ。

もっと詳しく知りたい人は、↓の情報をチェックしてね。


  Teams でのユーザーのプレゼンス - Microsoft Teams Teams でのプレゼンスに関する管理者向け情報。 https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/presence-admins


  Teams 上の状態を変更する Microsoft Teams 上の状態、または応答可能時間を変更するには、プロフィール画像をクリックして、[応答可能]、[取り込み中]、[応答不可]、または[退席中] に設定します。 https://support.office.com/ja-jp/article/teams-%E4%B8%8A%E3%81%AE%E7%8A%B6%E6%85%8B%E3%82%92%E5%A4%89%E6%9B%B4%E3%81%99%E3%82%8B-ce36ed14-6bc9-4775-a33e-6629ba4ff78e


このプレゼンス状態は社風が反映されることもしばしば。

A社では会議中/通話中以外の取り込み中もIMだけならOKだったり、B社では取り込み中状態でのIMはすべてNGで禁止されていたり。またあるC社では、会議中/通話中でもIMはしてきてOK!(むしろ推奨)ということもある。

こちらの内容は目安として、「郷に入れば郷に従う」のが吉。同じチームの人や、聞きやすい先輩にも聞いてみてね!


では、今週も頑張ろう~♪ See ya, mate! Thanks for coming!

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